Asiakkaille tarjotun alkoholin kirjaus kirjanpidossa herättää usein kysymyksiä. Se mihin kuluihin juomatarjoilut kirjataan, riippuu täysin tapahtuman luonteesta, Mika Pulkkinen kertoo.
Mikä ero on edustuskululla, neuvottelukululla ja markkinointikululla?
Asiakassuhteiden hoito on olennainen osa yritystoimintaa. Asiakkaita, yhteistyökumppaneita ja muita sidosryhmiä viedään lounaalle ja lasilliselle, mutta mihin kuluihin niistä aiheutuvat kustannukset kirjataan?
Julkaistu 08.05.2025
Kyseessä voi olla liiketoimintaan liittyvä neuvottelu, markkinointitapahtuma tai puhtaasti edustuksellinen illanvietto. Ne liittyvät kaikki tilanteisiin, joissa yritys käyttää rahaa suhteiden rakentamiseen tai liiketoiminnan edistämiseen, mutta ero syntyy siitä, kenelle kulut kohdistuvat ja mitä tilaisuudessa tapahtuu.
Kerromme, mitä eroa on edustuskululla, neuvottelukululla ja markkinointikululla. Milloin viinilasillisen voi kirjata vielä neuvottelukulun puolelle ja milloin kyse on aamun pikkutunneille venyvästä juhlimisesta. Vastaus ei ole täysin yksiselitteinen, sillä se riippuu tapahtuman luonteesta eikä siitä, mitä on lautasella tai lasissa.
Pureudutaanpa tähän tarkemmin.
Edustuskulu liittyy liikesuhteiden luomiseen tai ylläpitämiseen, kun tarjotaan esimerkiksi ruokaa tai juomaa ulkopuoliselle taholle eli asiakkaalle tai sidosryhmälle. Tällöin ei neuvotella sopimuksista, vaan lämmitellään suhteita tai kilistellään hyvälle yhteistyölle. Yrityksen sisäisiä tarjoiluja ei kirjata koskaan edustuskuluihin.
Edustuskulu voi olla vaikkapa:
Kirjanpidossa edustuskulut ovat 50 % vähennyskelpoisia tuloverotuksessa, mutta arvonlisäveroa niistä ei voi vähentää lainkaan.
Neuvottelukulu tarkoittaa tapaamista, jossa painopiste on liiketoiminnan konkreettisessa edistämisessä: sopimukset, suunnittelu, yhteistyön aloittaminen tai jatkaminen. Neuvottelukulut voivat syntyä yrityksen sisäisistä palavereista tai vaikkapa pikkujoulutarjoiluista tai ulkopuolisen yhteistyökumppanin tapaamisesta. Neuvottelut voivat sisältää illallisen ja lasillisen viiniä, kunhan kyseessä on liiketoiminnan edistämiseen liittyvä tapaaminen ja tarjoilun katsotaan olevan kohtuullista.
Esimerkiksi nämä voit kirjata neuvottelukuluihin:
Neuvottelukulu on 100 % vähennyskelpoinen tuloverotuksessa sekä arvonlisäveron osalta.
Markkinointikulu tarkoittaa sellaista kulua, joka syntyy, kun yritys järjestää esimerkiksi avoimen tai laajalle yleisölle tarkoitetun tilaisuuden, jonka tavoitteena on tunnettuuden lisääminen tai myynnin edistäminen.
Nämä voivat olla markkinointikuluja:
Markkinointikulut ovat 100 % vähennyskelpoisia sekä tuloverotuksessa että arvonlisäveron osalta.
Alkoholia voidaan tarjoilla niin edustustapaamisessa, neuvotteluissa kuin henkilöstötilaisuuksissa.
Verohallinnon tehtävä ei ole ottaa kantaa, onko yrityksen järjestämä tilaisuus edustamista vai meneekö se neuvottelukulujen tai markkinointikulujen piikkiin. Lähtökohtaisesti tilaisuuden luonne määrittää sen, mihin kuluihin se kirjataan. Yritys voi siis itse määrittää oman näkemyksensä tilaisuuden luonteesta ja liittää kirjanpitoon riittävät dokumentoinnit ja selvitykset, jolloin verohallinnon ei tarvitse ottaa kantaa tapahtuman luonteeseen.
Toimita kirjanpitäjällesi seuraavat tiedot:
Kerromme, mitä eroa on edustuskululla, neuvottelukululla ja markkinointikululla. Milloin viinilasillisen voi kirjata vielä neuvottelukulun puolelle ja milloin kyse on aamun pikkutunneille venyvästä juhlimisesta. Vastaus ei ole täysin yksiselitteinen, sillä se riippuu tapahtuman luonteesta eikä siitä, mitä on lautasella tai lasissa.
Pureudutaanpa tähän tarkemmin.
Mitä kirjataan edustuskuluihin?
Edustuskulu liittyy liikesuhteiden luomiseen tai ylläpitämiseen, kun tarjotaan esimerkiksi ruokaa tai juomaa ulkopuoliselle taholle eli asiakkaalle tai sidosryhmälle. Tällöin ei neuvotella sopimuksista, vaan lämmitellään suhteita tai kilistellään hyvälle yhteistyölle. Yrityksen sisäisiä tarjoiluja ei kirjata koskaan edustuskuluihin.
Edustuskulu voi olla vaikkapa:
- Lippu festareille asiakkaan kanssa
- Illallinen juomatarjoiluineen, joka saattaa venyä yön pikkutunneille
- Viinipullo yhteistyökumppanille
Kirjanpidossa edustuskulut ovat 50 % vähennyskelpoisia tuloverotuksessa, mutta arvonlisäveroa niistä ei voi vähentää lainkaan.
Mitä kirjataan neuvottelukuluihin?
Neuvottelukulu tarkoittaa tapaamista, jossa painopiste on liiketoiminnan konkreettisessa edistämisessä: sopimukset, suunnittelu, yhteistyön aloittaminen tai jatkaminen. Neuvottelukulut voivat syntyä yrityksen sisäisistä palavereista tai vaikkapa pikkujoulutarjoiluista tai ulkopuolisen yhteistyökumppanin tapaamisesta. Neuvottelut voivat sisältää illallisen ja lasillisen viiniä, kunhan kyseessä on liiketoiminnan edistämiseen liittyvä tapaaminen ja tarjoilun katsotaan olevan kohtuullista.
Esimerkiksi nämä voit kirjata neuvottelukuluihin:
- Lounas nykyisen asiakkaan kanssa
- Illallinen viinilasin kera ulkopuolisen yhteistyökumppanin, kuten vaikkapa tilitoimiston kanssa
- Tarjoilu johtoryhmän kokouksessa
Neuvottelukulu on 100 % vähennyskelpoinen tuloverotuksessa sekä arvonlisäveron osalta.
Mitä kirjataan markkinointikuluihin?
Markkinointikulu tarkoittaa sellaista kulua, joka syntyy, kun yritys järjestää esimerkiksi avoimen tai laajalle yleisölle tarkoitetun tilaisuuden, jonka tavoitteena on tunnettuuden lisääminen tai myynnin edistäminen.
Nämä voivat olla markkinointikuluja:
- Messuosallistuminen, jossa jaetaan materiaaleja ja pientä purtavaa
- Somemainonta, printtikampanjat, verkkosivujen sisältö
- Asiakaslahjat, joita jaetaan laajasti (esim. logolliset kynät)
Markkinointikulut ovat 100 % vähennyskelpoisia sekä tuloverotuksessa että arvonlisäveron osalta.
Mihin kuluihin alkoholitarjoilut kirjataan?
Alkoholia voidaan tarjoilla niin edustustapaamisessa, neuvotteluissa kuin henkilöstötilaisuuksissa.
- Alkoholi ei automaattisesti tee tapahtumasta edustusta. Jos tapaamisen sisältö on selkeästi liiketoimintaa ja alkoholi on siinä mukana kohtuudella, kyse voi olla neuvottelukulusta.
- Jos tilaisuus venyy juhlimiseksi tai tapahtuman pääpaino ei ole liiketoiminnassa, merkitään se edustuskuluihin.
- Henkilöstötilaisuuksissa (esim. kesäjuhlat, pikkujoulut) alkoholi on täysin vähennyskelpoinen, kun kyse on henkilökunnalle suunnatusta tapahtumasta.
Mitä verottaja sanoo kulujen kirjaamisesta?
Verohallinnon tehtävä ei ole ottaa kantaa, onko yrityksen järjestämä tilaisuus edustamista vai meneekö se neuvottelukulujen tai markkinointikulujen piikkiin. Lähtökohtaisesti tilaisuuden luonne määrittää sen, mihin kuluihin se kirjataan. Yritys voi siis itse määrittää oman näkemyksensä tilaisuuden luonteesta ja liittää kirjanpitoon riittävät dokumentoinnit ja selvitykset, jolloin verohallinnon ei tarvitse ottaa kantaa tapahtuman luonteeseen.
Toimita kirjanpitäjällesi seuraavat tiedot:
- Keitä tilaisuudessa oli mukana
- Millaisesta tilaisuudesta oli kyse eli mikä oli tilaisuuden tarkoitus
- Missä tilaisuus pidettiin
